Pourquoi la communication est-elle essentielle?

L’un des facteurs clés de la réussite d’une équipe à atteindre ses objectifs est la communication.

Cela semble évident, dit comme ça. Nous sommes tous persuadés de bien communiquer avec nos équipes, de transmettre les informations. Plus précisément, nous transmettons les informations que nous jugeons utiles pour le travail de l’équipe, pour être plus efficace.

Mais lui donnons-nous toutes les informations dont elle a besoin? Sur quels critères se baser pour savoir quelle information est nécessaire? Et donc, jusqu’à quel point faut-il partager les informations dont on dispose?

A première vue, la réponse à ces questions semble simple. Il suffit de donner les informations liées directement au travail effectué par l’équipe, les informations dont elle ne dispose pas. Mais est-ce vraiment aussi simple?

Qu’est-ce qu’une communication utile?

Une communication utile est une communication qui a un intérêt particulier pour l’équipe. L’information à partager a un impact sur son travail, sur la façon dont il sera effectué, sur le délai, etc.

Ainsi, si j’annonce à un chef d’équipe de chargement qu’il y a 180 bagages à charger dans l’avion, il va faire attention à bien les ranger pour qu’ils rentrent tous dans les soutes. A contrario, s’il n’y en a que 30, il ne prendra pas le temps de les ranger, car ce n’est pas nécessaire.

De la même façon, s’il doit mettre 50 bagages dans un compartiment et 10 dans un autre, il organisera son équipe de façon à être le plus efficace possible.

Une communication utile se doit d’être complète. En effet, annoncer les informations une par une à son équipe peut s’avérer contre productif. 

J’ai travaillé avec un chef d’équipe de chargement qui donnait à son équipe les informations de chargement au fur et à mesure qu’ils avançaient. Ainsi, il leur donnait les chars à bagages un par un. Les bagagistes ignoraient combien de chars ils auraient à charger dans un compartiment. Travaillant ainsi à l’aveugle, ils étaient au final moins efficaces, car ils ne pouvaient anticiper le volume de bagages à charger.

La communication, un échange

La communication dans une équipe ne se fait pas à sens unique. Le chef d’équipe n’est pas le seul à posséder des informations et à les partager. Les membres de l’équipe obtiennent dans leur travail des informations qui sont tout aussi importantes pour la poursuite de l’objectif. 

En effet, les informations dont une équipe a besoin pour atteindre son but ne proviennent pas toutes de l’extérieur. Chacun a sa place et son rôle, ses compétences propres qui apportent des éléments à l’équipe. Le retour sur une action, le ressenti des membres de l’équipe sont des éléments essentiels. Ils permettent d’ajuster le travail, de juger de son avancée, de rectifier une éventuelle erreur.

Le leader d’une équipe est ainsi constamment à l’écoute de son équipe. Il doit absorber toutes les informations, toutes les remarques que les membres de l’équipe peuvent faire, et ce, qu’elles soient liées ou non à la tâche en cours.

C’est ensuite à nous d’analyser la pertinence de l’information et de l’intégrer dans le plan de travail.

Le chef d’équipe possède une vue d’ensemble de l’opération en cours. Les membres de l’équipe en ont une vue plus segmentée, mais également plus précise. Ils peuvent donc faire remonter des informations techniques sur leur partie du travail. Ces informations sont à replacer dans le contexte global pour évaluer leur impact sur le travail d’ensemble.

Comment souder une équipe en l’écoutant?

Revenons un instant sur le tarmac. C’est l’été, il fait chaud, très chaud! Après le déchargement d’un avion, les bagagistes viennent se mettre à l’ombre et l’un d’eux déclare qu’il fait une chaleur épouvantable dans la soute, car il n’y a pas d’air qui circule. 

Cela n’a absolument rien à voir avec le fait qu’il faudra charger plus d’une centaine de bagages pour le départ. Cela n’influencera en rien la répartition des bagages dans les soutes. Néanmoins, cela peut influencer le travail de l’équipe. Avec cette information, il est possible de répartir le travail entre les membres de l’équipe de façon différente, de s’assurer que ce ne sont pas toujours les mêmes qui sont dans la soute. 

Ayant entendu cela, j’ai demandé à l’équipage une bouteille d’eau que j’ai partagée avec toute l’équipe. 

Cela peut sembler insignifiant, ou normal (et tant mieux si c’est le cas!), mais c’est un élément important de la gestion d’une équipe.

Les membres de l’équipe se sentent pris en considération, ils ne sont pas uniquement des rouages d’un système. Leur avis compte. C’est ainsi que l’on obtient une équipe soudée. 

Les membres de l’équipe savent qu’ils peuvent compter sur leur leader. Ils savent que nous les écoutons. Ils nous font donc confiance. 

Attention, je ne dis qu’il faut tout accepter, qu’il faut réagir à la moindre remarque. L’équipe a un travail à effectuer. Il est de notre devoir de veiller à ce qu’il soit fait, dans de bonnes conditions. Et si nous pouvons aider notre équipe, il est indispensable de le faire.

Eviter les conflits grâce à la communication

Une équipe est composée d’individus différents, qui ont des opinions et des façons de travailler différentes. S’ils parviennent à s’allier et à se compléter, l’équipe développe une force incomparable.

Mais s’ils ne parviennent pas à surmonter ces différences, les conflits générés peuvent nuire au travail d’équipe et ralentir ses progrès.

Le chef d’une équipe peut traiter les conflits au fur et à mesure qu’ils se présentent. Néanmoins, cette technique s’avère généralement peu efficace. En effet, des rancœurs et de la méfiance ont eu le temps de s’installer. C’est l’efficacité de l’équipe et sa capacité à venir à bout de ses objectifs qui est alors mise en danger.

Il faut donc désamorcer ces conflits avant même leur naissance. Pour cela, instaurer une communication active entre les membres de l’équipe, ainsi qu’entre les membres et leur leader est indispensable.

En poussant les membres de l’équipe à exprimer leur avis, leur ressenti, la discussion agit comme une sorte de soupape de sécurité.

A ce propos, Ginka Toegel et Jean Louis Barsoux ont écrit un excellent article pour le Harvard Business Review: Désamorcer les conflits au sein d’une équipe

Après tout, nous faisons partie de l’équipe. Notre tâche est de la mener vers son objectif. 

Pour cela, il faut communiquer. Il faut communiquer avec l’extérieur mais aussi et surtout avec son équipe. Et ne pas oublier que la communication, par définition, est un échange. 

Mieux vaut échanger trop que pas assez!