Comment travailler avec des ressources limitées?

Gérer des ressources est en réalité une action que l’on effectue tous les jours. Lorsque l’on choisit les plats que l’on va préparer pour la semaine, lorsque l’on note sur la liste qu’il faudra racheter des mouchoirs ou de la farine.

Transposé dans le domaine professionnel, il s’agit de l’une des compétences que l’on demande à un chef d’équipe.

En tant que leader, il est en effet important que l’on sache utiliser les ressources dont on dispose. Mieux que ça, il faut savoir les optimiser.

Quelles sont les ressources à disposition du chef d’équipe ?

Lorsque l’on est leader d’une équipe, de quelles ressources dispose-t-on ?

C’est la première question qu’il faut se poser face à la mission que l’on a à remplir.

La mission de l’agent de trafic est de faire partir l’avion en sécurité et à l’heure. Pour cela, il dispose de différentes ressources : des ressources matérielles et des ressources humaines.

Le matériel

Les ressources matérielles sont tous les outils, les machines dont l’équipe de chargement, l’équipe de nettoyage, les agents d’embarquement disposent pour faire leur travail. Ainsi, les ordinateurs, les chars à bagages, les tapis à bagages, les aspirateurs sont des ressources à sa disposition.

Avant de se lancer dans le travail, le chef d’équipe doit savoir de quel matériel il dispose. En effet, aujourd’hui, peut être que l’imprimante de la porte d’embarquement est en panne, ou qu’il manque un tapis à bagages. Dans ce cas, il faudra s’adapter.

Je préfère savoir dès le départ de quels outils je dispose réellement, afin de pouvoir anticiper les éventuels problèmes, plutôt que d’apprendre au moment de partir que les bagages ne sont pas tous chargés parce que le tapis était en panne !

L’humain

Pour faire fonctionner tous ces outils, un chef d’équipe peut compter sur les membres de son équipe.

Une équipe, nous l’avons vu, est un ensemble de personnes qui mettent leurs connaissances et leurs compétences en commun pour atteindre un but précis.

Au pied d’un avion, les bagagistes savent comment charger les soutes de façon à faire entrer le maximum de bagages et en un temps limité.

En porte d’embarquement, les agents savent comment utiliser les logiciels et s’organiser pour que les passagers embarquent rapidement.

N’oubliez pas de vous compter dans les ressources ! Le chef d’équipe fait partie de l’équipe, nous intervenons également !

Optimiser les ressources, kesako?

Avec tous ces outils et toutes ces compétences en main, notre travail de chef d’équipe est simple, non ?!

Eh bien pas tant que ça. Notre rôle n’est pas seulement de superviser et s’assurer que ce qui doit être fait l’est. Notre rôle est de répartir le travail qu’il y a à faire entre nos collaborateurs et en tenant compte des outils dont ils disposent.

Nous connaissons bien les membres de notre équipe, nous connaissons bien le matériel utilisé. Nous savons qui est doué pour faire telle ou telle action, et qui est plus productif dans telle situation. Nous savons aussi qu’une tâche prend plus de temps qu’une autre.

Dans une soute, arrimer un animal prend du temps et la présence de l’agent dans la soute pour l’arrimage peut gêner le chargement. Dans ce cas que faire ? Attendre que l’arrimage soit fini avant de passer au chargement ? Y a t-il une autre tâche que les agents peuvent faire ou commencer en attendant ?

La répartition du travail permet d’être plus efficace, en tenant compte des contraintes rencontrées par chacun.

Une équipe de chargement est composée de 4 personnes plus son chef d’équipe. Il y a deux soutes dans un avion : une à l’avant, une à l’arrière. Il paraîtrait logique de demander à deux personnes de charger à l’avant et deux personnes de charger à l’arrière. Pendant ce temps, le chef d’équipe peut prendre les renseignements dont il a besoin pour remplir le plan de chargement (nombre de bagages, distribution, etc.).

Mais il peut s’avérer plus efficace de demander à 3 personnes de charger la soute avant, car elle est plus profonde. La quatrième personne commence à charger la soute arrière avec l’aide du chef d’équipe, qui sera relevé dès qu’un agent sera libre à l’avant.

Nous avons une vision globale de la mission à mener. Il ne faut donc pas oublier d’expliquer à notre équipe les raisons qui nous poussent à répartir ainsi le travail.

Comment les optimiser  ?

Pour arriver à ce résultat, nous avons, nous aussi, des connaissances et des compétences qui nous aident.

En premier lieu, nous connaissons parfaitement notre équipe. C’est là l’élément le plus important dans un travail d’équipe. Nous savons exactement qui fait quoi et comment ils travaillent. Il n’y a pas de place pour l’inconnu en interne. Les éléments perturbateurs viennent de l’extérieur : il s’agit de la neige ou du verglas, qui ralentissent les opérations, de la panne d’un véhicule qui nous oblige à redistribuer les tâches sous l’avion.

Nous nous connaissons si bien que la répartition des tâches est facile, presque évidente.

Ainsi nous ne perdons pas de temps à chercher qui ferait mieux telle action.

En second lieu, nous connaissons également le matériel que nous utilisons. Il est en effet primordial de savoir se servir de nos outils de travail sans avoir à y réfléchir.

L’agent de trafic sait qu’il lui faudra 5 minutes pour valider le nombre de bagages dans chaque compartiment sur le logiciel utilisé. Il sait donc qu’il doit effectuer cette tâche 5 minutes avant l’heure limite. De cela, il déduit le temps qu’il peut consacrer à une autre tâche.

Enfin, optimiser ses ressources ne sera d’aucune utilité si l’on ne sait pas où l’on va et par quel chemin. Nous ne devons jamais perdre de vue le but de la mission qui nous a été confiée et les différentes étapes nécessaires pour y parvenir. Ces buts intermédiaires nous guident dans la gestion des ressources que nous avons.

Ces étapes sont autant de points fixes dans un environnement en constant mouvement. En connaissant ces points, nous sommes capable d’adapter l’utilisation de nos outils, la répartition des charges de travail au sein de notre équipe.

Aujourd’hui, alors que chaque centime est compté, il est de plus en plus courant de devoir travailler avec des moyens réduits. Savoir les gérer est devenu un élément incontournable de la vie des leaders.